Federale Overheidsdienst Financiën kiest voor IBM

• IBM

30.000 ambtenaren mailen voortaan via IBM Lotus Notes-platform

Brussel, 22 oktober 2009 - De Federale Overheidsdienst Financiën heeft gekozen voor IBM Lotus Notes als zijn nieuwe e-mailplatform. De 30.000 federale ambtenaren beschikken tevens over heel wat nieuwe mogelijkheden op het vlak van instant messaging en integratie met telefonie en voice mail. Bovendien kunnen zij hun professionele mailbox voortaan raadplegen van op eender welke locatie, met een beveiligde toegang via My Minfin.

E-mail is binnen de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën sinds 2003 uitgegroeid tot een belangrijk communicatiemiddel. Na vijf jaar intens gebruik begon de FOD Financiën uit te kijken naar een modernisering van het bestaande platform, dat de meer dan 30.000 gebruikers slechts beperkte functionaliteiten bood en bovendien ook extern werd beheerd. In die zoektocht stonden een aantal duidelijke doelstellingen voorop. Zo moest de nieuwe omgeving zorgen voor een optimaal gebruikscomfort. Dit betekent o.a. een 'functierijke' omgeving, die bovendien eenvoudig in gebruik moest zijn. Daarnaast moest het platform door de eigen mensen van de FOD Financiën kunnen worden beheerd. Verder moest het om een 'standaardtoepassing' gaan die zijn deugdelijkheid had bewezen binnen grote, vergelijkbare, organisaties en waarvoor de ondersteuning in België verzekerd was. Tot slot moest het systeem de openheid bieden om de technologische evolutie te kunnen volgen en nieuwe mogelijkheden te kunnen integreren.

De FOD Financiën kwam na een openbare aanbesteding bij IBM Lotus Notes 8.0.2 terecht, dat een robuust en stabiel enterprise-platform bood dat ook kon inspelen op de toekomstige noden van de gebruikers. Na de ondertekening van het contract eind 2008, werd de ingebruikname gepland in twee fases. De eerste fase werd eind juni 2009 afgerond en bood de gebruikers alle standaard functies (e-mail, kalender en beheer van contacten) binnen één en dezelfde interface in een volledig geïntegreerde werkomgeving. In een tweede fase, gepland voor dit najaar, komen er nog heel wat nieuwe mogelijkheden bij zoals instant messaging, integratie met telefonie en voicemail enzovoort. Ook het ondertekenen van e-mailberichten met de e-ID is voorzien.

Daarnaast kan elke ambtenaar dankzij het nieuwe e-mailplatform zijn professionele mailbox raadplegen van op eender welke locatie, met een beveiligde toegang via My Minfin. Deze beveiligde toegang is beschermd door het gebruik van de e-ID of de authentificatie met een 'token' (een digitale of elektronische handtekening op basis van een code). Een ander voordeel van het nieuwe systeem is dat de mailboxen virtueel ongelimiteerd geworden zijn, doordat het storage-scenario evolueerde van online naar nearline. Ook dit geeft de ambtenaren bijkomende flexibiliteit. Een volledige e-learning module maakte de gebruikers snel wegwijs in het nieuwe systeem.

Louis Collet, Directeur ICT bij de FOD Financiën, licht toe: "Een project van dergelijke omvang overstijgt het puur technische. We merkten dat heel wat medewerkers toch moesten wennen aan de nieuwe omgeving, wat hun enthousiasme aanvankelijk wat temperde. E-learning en vooral ook een persoonlijke begeleiding op het terrein gaf deze mensen een extra steuntje in de rug, waardoor de migratie soepel kon verlopen. We zijn erg tevreden dat de implementatie succesvol is afgerond en dat we nu beschikken over een open en veilig systeem met uitgebreide mogelijkheden en een zeer hoge gebruikszekerheid."

Laurent Boes, Manager Lotus Software, IBM BeLux, vult aan: "Samen met IBM Technology Services en Business Partner GFI volbrachten we het grootste deel van de roll-out naar meer dan 30.000 gebruikers op minder dan 6 maanden tijd. De FOD Financiën is nu één van de grootste Lotus-gebruikers in België. Dankzij onze out-of-the-box oplossing beschikt de FOD Financiën over een complete, gebruiksvriendelijke oplossing die volledig voldoet aan hun huidige en toekomstige behoeften. Bovendien gaat het om een open systeem met de juiste Total Cost of Ownership om bestaande investeringen te behouden."

Over de FOD Financiën
De voornaamste taak van de Federale Overheidsdienst Financiën is de inzameling en het beheer van een belangrijk deel van de financiële middelen die nodig zijn om aan de collectieve noden van een moderne staat te voldoen. De Federale Overheidsdienst Financiën streeft ernaar de belastingen rechtvaardig en juist te innen, en er m.a.w. voor te zorgen dat elke belastingplichtige de belasting draagt die hij wettelijk verschuldigd is. Niet meer, maar ook niet minder. De Federale Overheidsdienst Financiën verzekert eveneens, via de Thesaurie, het evenwicht tussen de ontvangsten en uitgaven voor rekening van de Federale Staat. De Federale Overheidsdienst Financiën neemt ook andere belangrijke taken van algemeen belang op zich, zoals bijvoorbeeld de Patrimoniumdocumentatie. Ter gelegenheid van de controle op de goederenstroom draagt de Federale Overheidsdienst Financiën ook bij tot de bescherming van de volksgezondheid, het leefmilieu en de veiligheid van personen en goederen, inzonderheid de strijd tegen de illegale trafieken en het terrorisme.

Over IBM: www.ibm.com/be

Voor meer informatie:
IBM
Yves Van Seters
yvanseters@be.ibm.com 
+32 (0)478 - 27 10 33

FOD Financiën
Nadia Abbes-Orabi
nadia.abbesorabi@minfin.fed.be 
+ 32 (0) 257 641 94 / +32 (0) 479 76 74 04

Leads United
Mastboomstraat 8
B-2630 Aartselaar / Antwerpen (België)
T +32 (0)3 466 01 88
F +32 (0)3 466 01 80